Rozpoczęcie prowadzenia własnej działalności gospodarczej to od samego początku podejmowanie decyzji mających wpływ na sposób i efekt funkcjonowania firmy. Jedną z pierwszych takich decyzji jest wybór systemu rozliczania się z urzędem skarbowym. Większość małych firm decyduje się na Księgę Przychodów i Rozchodów. Co warto o niej wiedzieć?

Do czego służy?

Księga Przychodów i Rozchodów, w skrócie KPiR, jest najpopularniejszą uproszczoną formą ewidencji operacji gospodarczych. W oparciu o faktury i inne dowody księgowe, rejestrowane są w niej przychody, głównie ze sprzedaży, jak i wydatki, np. na zakupy dla przedsiębiorstwa. W ten sposób określa się dochód firmy, a to z kolei służy obliczeniu podatku dochodowego. Dzięki temu podatnik wie, w jaki sposób rozliczyć się z Urzędem Skarbowym. Warto zaznaczyć, że chociaż Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzi się w celach podatkowych, to pełni ona też rolę ważnego źródła informacji o kondycji firmy, efektywności i zasadności działań.

Dla kogo?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest obowiązkiem dla każdego podatnika, który zdecydował się na opodatkowanie przychodu w formie zasad ogólnych lub podatku liniowego. Zobowiązani są do tego prowadzący działalność pozarolniczą, a także osoby fizyczne powołujące spółki jawne, cywilne i partnerskie. Nie można prowadzić KPiR, jeśli prowadzimy pełne księgi rachunkowe, płacimy ryczałt podatkowy lub prowadzimy działalność rolniczą.

Formy prowadzenia księgi

Podatnik decydujący się prowadzenie KPiR ma do wyboru dwa sposoby ewidencji:

• Forma tradycyjna – czyli prowadzenie papierowych ksiąg. Nie wymaga specjalnego oprogramowania, ale zajmuje dużo czasu, a sam rejestr nie jest zbyt estetyczny.
• Elektroniczna księga – jeśli mamy odpowiedni program i pisemną instrukcję do niego, dostęp do księgi jest bezproblemowy i szybki, a także wykonujemy kopie zapasowe danych, możemy wybrać formę elektroniczną. Atutem jest oszczędność czasu dzięki automatycznym kalkulacjom.

Jak wygląda księga?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów musi się odbywać według zasad określonych przez Ministra Finansów. Na co zwracać uwagę? Wyjaśnia ekspert z Kancelarii Doradztwa Podatkowego: Prowadząc księgę warto zadbać o spójny, czytelny system ewidencji. Zazwyczaj odbywa się to w formie tabeli, którą warto po każdym miesiącu podsumować. Przede wszystkim kładzie się nacisk na chronologię i odpowiednią systematykę. Każda poszczególna operacja powinna w swoim opisie zawierać liczbę porządkową i datę księgowania,a także odpowiadający jej numer dowodu zakupu, np. faktury. Do tego muszą pojawić się dane kontrahenta – imię, nazwisko i nazwa firmy wraz z adresem. Najważniejszym elementem księgi jest oczywiście rejestr przychodów i wydatków z nazwami i kwotami poszczególnych operacji.

Co musimy zawrzeć w KPiR?

• przychód ze sprzedaży usług i produktów;
• inne przychody niezwiązane ze sprzedażą, np. dotacje, odsetki, odszkodowania;
• koszty zakupu, np. materiałów, transportu, załadunku, ubezpieczenia;
• pensje pracowników;
• inne wydatki, np. na ubezpieczenia kadry, koszt wynajmu, opłaty administracyjne oraz za media, koszt utrzymania samochodu służbowego
• koszty wynikające z działalności badawczo-rozwojowej

Wyróżnikiem i zarazem zaletą KPiR jest możliwość optymalizacji podatkowej. Pamiętajmy, że im większe wydatki, tym mniejsza wysokość podatku dochodowego do zapłacenia. Dlatego na to rozwiązanie chętnie decydują się firmy o dużych kosztach uzyskania przychodu, a także o nierównym i niepewnym przychodzie.