Odpowiednia archiwizacja dokumentacji to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jednak ze względu na coraz bardziej restrykcyjne regulacje wielu z nich decyduje się na wybór profesjonalnego wsparcia. Przepisy prawne dla dokumentacji medycznej, kadrowej, księgowej i nie tylko określają dokładne aspekty dotyczące ich właściwego przechowywania oraz czasu, w jakim powinny być składowane. Czym charakteryzuje się przechowywanie dokumentów?

Przechowywanie dokumentów – jak powinno przebiegać?

Przechowywanie dokumentów wymaga przede wszystkim właściwej ochrony danych. Większość przedsiębiorstw nie posiada odpowiednio fachowej wiedzy oraz miejsca do ich zabezpieczenia, które wymagane jest ze względów prawnych. Niewielu zdaje sobie sprawę, że przechowywanie dokumentów w Warszawie i każdym innym miejscu wymaga zastosowania odpowiednich procedur oraz zachowania standardów. Ze względu na podwyższone ryzyko utraty dokumentacji, kradzieży czy dostępu osób nieupoważnionych zdecydowanie warto wybrać profesjonalne przechowywanie dokumentów.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów oferowane przez sprawdzoną firmę Rhenus pozwoli nam zadbać o właściwą organizację i składowanie akt niezbędnych w regulacji kwestii prawnych oraz księgowo-kadrowych. Przechowywanie akt to istotna i zarazem problematyczna kwestia dla każdego przedsiębiorcy. Warto więc wybrać dedykowaną pomoc firm zewnętrznych.

Przechowywanie dokumentów Warszawa – jak wygląda przechowywanie dokumentacji medycznej, kadrowej i księgowej w praktyce?

Przechowywanie dokumentów w Warszawie nie różni się prawnie od innych większych miast. Jednak ze względu na największe natężenie wiąże się ono ze zwiększoną popularnością profesjonalnych usług firm zewnętrznych. Stąd też przechowywanie i archiwizacja dokumentów zlecana w ręce sprawdzonych realizatorów jest korzystną sytuacją.

Decydując się na przechowywanie dokumentacji medycznej, kadrowej czy księgowej u profesjonalistów mamy pewność, że całość akt archiwizowana jest we właściwy sposób, z zachowaniem odpowiednich uregulowań prawnych. Bez możliwości przypadkowego dostępu do treści czy kradzieży. Stąd też przechowywanie dokumentów kadrowych i innych lepiej zlecić w ręce sprawdzonej firmy.

Przechowywanie dokumentów- ile lat należy archiwizować dokumentację?

Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest wymagane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz 10 lat w momencie, w którym stosunek pracy uległ wygaśnięciu o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Z kolei przechowywanie dokumentów księgowych wymaga zastosowania okresu 5-letniego, zawierające pełne księgi rachunkowe dla przychodów i wydatków, czyli fundamentalnych kwestii rozliczeń podatkowych.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – zmiany i przepisy prawne

Przechowywanie dokumentów kadrowych zmieniło się na początku 2019 roku, dzięki ustawie, która wprowadziła możliwość gromadzenia dokumentacji elektronicznej oraz skróciła czas trwania z 50 do 10 lat. Przechowywanie akt jest w tym miejscu ściśle regulowane przez kwestie prawne. Stąd też przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych i innych spoczywa na barkach przedsiębiorców, którzy muszą zadbać o ich właściwe składowanie i późniejszą utylizację. Dlatego przechowywanie akt zdecydowanie lepiej zlecić firmom zewnętrznym, które zadbają o odpowiednią organizację i składowanie zgodnie z prawem i zachowaniem pełni bezpieczeństwa i poufności.

Źródło: Rhenus-data.pl