Najczęstsze błędy w organizowaniu konferencji

Dobrze zorganizowana konferencja niesie za sobą ogromny potencjał. To szansa nie tylko na wymianę pomysłów i doświadczeń, ale doskonałe narzędzie promocji i kreowania wizerunku. Pod warunkiem, że zorganizujesz ją dobrze – a więc, tak, by i prelegenci, i goście byli zadowoleni z przebiegu eventu.

Jeśli myślisz o organizacji konferencji – przyjrzyj się kilku najczęściej powtarzających się błędach, które mogą zepsuć Twój event.

Zbyt późne poinformowanie gości o konferencji

Organizujesz ciekawą konferencję z prelegentami – ekspertami w swoich dziedzinach. I wszystko byłoby dobrze, gdyby… pojawiła się wystarczająca liczba gości. Tymczasem zarezerwowana duża sala świeci pustkami. Problemem może być nieskuteczna komunikacja z gośćmi. Zaproszenia, które dotarły do nich zbyt późno, brak dodatkowego kontaktu z zaproszonymi, którzy nie przekazali informacji o swojej obecności, nieczytelna forma zaproszenia – to wszystko może sprawić, że frekwencja będzie niska. Zadbaj więc o to, by informacja o evencie dotarła do zaproszonych co najmniej na miesiąc przed jego rozpoczęciem – nawet, jeśli brak Ci jeszcze szczegółowego programu. Możesz go dosłać później, przypominając dodatkowo o wydarzeniu.

Nieprzemyślany harmonogram

Cały bity dzień wykładów trwających po 1,5 godziny z jedną dłuższą przerwą na lunch. Co zapamiętają Twoi goście? Wyłącznie zmęczenie głowy i przesyt informacji. Przemyśl dobrze program konferencji – pozwalając zaproszonym m.in. na odbycie sesji networkingowej, przeplatając wykłady z panelami dyskusyjnymi i zajęciami warsztatowymi. A jeśli Twój event trwa dłużej niż jeden dzień – pomyśl również o dodatkowych rozrywkach. Przy odpowiedniej lokalizacji, nie będzie o nie trudno.

Tematyka i prelegenci

I temat musi być ciekawy, i osoba, która podejmuje się jego omówienia musi umieć porwać tłumy. Dlatego też, warto postarać się o zaproszenie prelegentów będących z jednej strony są ekspertami w dziedzinie, którą omawiają, a z drugiej – dobrymi mówcami. Inaczej goście zanudzą się na śmierć.

Brak profesjonalnej oprawy

Od tak prozaicznych kwestii, jak właściwe oznaczenie miejsca, gdzie zorganizowana jest konferencja, przez urządzenie recepcji, aż po oprawę cateringową czy fachowo przygotowane materiały pokonferencyjne. To wszystko elementy, które muszą się pojawić, by event był sukcesem.

Problematyczna lokalizacja

Kłopotliwy dojazd, zbyt daleka odległość od miejsca zamieszkania zaproszonych, brak miejsc parkingowych i dodatkowych atrakcji – to wszystko może odstraszyć Twoich gości. Dobierz zatem miejsce na konferencję starannie – sama atrakcyjna lokalizacja przyciągnie niczym magnes. Przykłady? Choćby Uniejów – uzdrowiskowa miejscowość z bogatym zapleczem konferencyjnym – salami zlokalizowanymi w zabytkowych zamkach i dworkach, a tuż pod nosem – baseny termalne. Brzmi dobrze, prawda? I o to chodzi!

Dobra organizacja to zawsze podstawa udanej konferencji. Zwróć zatem uwagę na detale, które omówiliśmy, a szanse na to, że Twoi goście zapamiętają ten event bardzo dobrze są naprawdę duże.

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Poleć
  • Wykop
  • Śledzik
  • Twitter

Be the first to comment on "Najczęstsze błędy w organizowaniu konferencji"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*


Linki w komentarzach mogą być wolne od atrybutu nofollow.

Postępuj zgodnie z instrukacjami.